第一章 总 则第一条 为加强和规范社区服刑人员档案管理工作，有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《社区矫正实施办法》的有关规定，制定本办法。第二条 社区服刑人员档案是指司法行政机关对社区服刑人员进行监督管理、教育帮扶工作过程中所依据和形成的具有查考和凭证作用的文字、声像、电子数据等各种载体和形式的历史记录。第三条 司法行政机关对社区服刑人员档案管理工作实行统一领导，分级管理。县（市、区）司法局和司法所具体负责社区服刑人员档案管理工作。第四条 县（市、区）司法局应当配备专（兼）职档案管理人员，负责社区服刑人员档案的收集、整理、归档和移交工作。第二章 档案内容第五条 县（区）司法局应当建立和保存社区服刑人员的执行档案；司法所应当建立和保存社区服刑人员的工作档案，同时留存社区服刑人员的执行档案副本。执行档案副本和工作档案分别装订，并同盒存放。第六条 执行档案归档材料范围（一）必备材料：1.生效判决书、执行通知书、假释裁定书、暂予监外执行决定书、暂予监外执行通知书等社区矫正的法律文书；2.社区矫正报到通知书、社区矫正宣告书；3.社区矫正告知书、接受社区矫正保证书；4.法定不批准出境人员通报备案通知书；4.解除社区矫正证明书、通知书；5.其他应当归档的材料。（二）根据案件实际情况应归档材料：1.适用社区矫正前调查评估的委托、指定及意见材料；2.社区服刑人员外出请假审批表；3.社区服刑人员居住地变更审批表；4.进入特定场所或者区域审批表；5.监管处罚、治安管理处罚和刑事处罚建议书、决定书；6.减刑建议书、裁定书；7.记功决定书；8.奖惩委员会会议记录；9.其他应当归档的材料。第七条 工作档案归档材料范围（一）必备材料：1.社区服刑人员基本信息表；2.社区服刑人员执行档案副本；3.社区矫正责任书；4.社区矫正监护人（保证人）责任书(未成年人社区服刑人员监护责任书)等；5.社区服刑人员权利义务告知书;6.社区服刑人员矫正方案、风险测评表；7.社区服刑人员监管情况登记簿（社区服刑人员考核表/暂予监外执行罪犯考察表、社区服务记录、教育学习记录、日常报告、社区矫正走访记录表）；8.社区服刑人员电话监管记录表；9.社区服刑人员集中教育计划；10.解除社区矫正宣告书、矫正期满鉴定表、对应的社区矫正小组讨论记录及送达回执；11.其他应当归档的相关材料。（二）根据案件实际情况应归档材料：1.社会调查评估委托函、社会调查评估意见书、社会调查评估分值表、调查笔录、社会调查担保承诺书等；2.社区服刑人员集中管理通知书、社区服刑人员集中管理审批表、对应社区矫正小组讨论记录；3.社区服刑人员考核加（扣）分审批表、社区服刑人员调整管理等级审批表、对应社区矫正小组讨论记录；4.外出证明书、不批准请假外出通知书、社区服刑人员书面申请、销假条及相关证明材料；5.社区服刑人员居住地变更证明（含回执）、不批准变更居住地通知书、变更居住地征求意见函、变更居住地征求意见复函、外出（居住地变更）审批表、社区服刑人员书面申请、销假条及相关证明材料；6.责令社区服刑人员保证人整改通知书、取消社区服刑人员保证人资格通知书；7.诫勉谈话通知书；8.指定报告个人情况通知书、责令接受监管通知书；9.协助查找社区服刑人员通知书；10.关于核实社区服刑人员违法犯罪情况的函及送达回执；11.关于社区服刑人员脱离监管的情况报告、关于社区服刑人员脱离监管情况的通报、区县级通报的送达回执；12.违反社区矫正规定的警告书、社区服刑人员警告审批表、送达回执及相应证据材料；13.不计入社区矫正期限建议书（治安管理处罚建议书、撤销缓刑建议书、撤销假释建议书、收监执行建议书、社区服刑人员减刑建议书）、送达回执、提请不计入社区矫正期限（治安管理处罚、撤销缓刑、撤销假释、收监执行、减刑）审批表、社区矫正小组讨论记录及相关证据材料；14.关于对罪犯执行收监裁定（决定）的函、收监执行通知书、被决定收监罪犯在逃告知书及送达回执；15.死亡通知书；16.中止社区矫正决定书、送达回执、终止（中止）社区矫正审批表；17.其他相关的证据材料。第三章 档案整理第八条 社区服刑人员档案的整理应当本着方便管理和利用的原则。应归档的材料任何组织和个人不得据为己有。第九条 归档的材料必须字迹清晰、工整，一律使用黑色墨水书写或打印机黑色打印，不得使用圆珠笔、铅笔或复写纸书写。同一份材料的内容书写用色应当一致，不得出现混用现象。第十条 社区服刑人员档案材料应当完整规范，社区服刑人员姓名、年龄、文化程度、籍贯、住址、罪名、矫正类别、矫正期限等基本信息及主要犯罪事实，应当以决定机关的法律文书为准，人员基本信息不得简写，数字应当统一使用汉字小写或阿拉伯数字。归档材料中引用的法律法规，必须使用全称，并准确无误。社区矫正工作人员或社区服刑人员在文书材料上的签字一律使用姓名的全称，不得代签、略写，所有签名均在姓名下方注明时间（年月日），姓名应当签在材料的右下角或适当位置，不得越出装订线。凡需加盖单位公章或需社区服刑人员按捺手印的，应当使用红色印泥。第十一条 社区服刑人员档案以个人为单位进行整理。社区服刑人员档案材料按照一人一卷、一人一盒的原则进行整理、保存。其卷内材料应当按照本办法第六条、第七条所列顺序排列、编号、编目。第十二条 档案卷内页码应当用铅笔编写在文字材料右上角（背面编在左上角）；卷内材料应当统一采用70克A4型纸张。第十三条 归档材料应当与卷皮、卷内目录、备考表装订成卷。档案装订时做到右齐、下齐，在案卷左侧采用三孔一线装订方式。不得使用订书针、曲别针等金属物品。对新材料应当及时归档，至少每年装订一次。第十四条 社区服刑人员档案编号（档号）采用八位数字组合，前四位数是社区矫正人员报到的年度，后四位数是年度内社区服刑人员到县（市、区）司法局报到的序列号。每名社区服刑人员执行档案的档号和工作档案的档号应当一致。社区服刑人员到县（市、区）司法局报到时，由县（市、区）司法局为其编制档号。第十五条 社区服刑人员档案盒封面、盒脊、案卷封面、卷内目录、卷内备考表由市司法局统一设计。第十六条 县（市、区）司法局应当依托社区矫正信息管理系统建立社区服刑人员电子档案。 第四章 档案管理第十七条 县（区）司法局应当建立收集、整理、归档、保密、借阅、移交、销毁等一系列完整的档案管理制度。第十八条 县（区）司法局和司法所应当按规定配备档案装具，以及达到档案管理要求的库房，具备档案基本保管条件。第十九条 档案管理人员应当严格遵守保密制度，不得泄漏档案内容，不得丢失、抽取、篡改、销毁有关材料，对损坏的档案要及时进行补救，确保档案真实安全。第二十条 档案管理人员因工作调动或其他原因不再从事此项工作的，应当做好档案移交工作，办理交接手续。社区服刑人员如因居住地变更等因素变更执行机关的，档案应当随社区服刑人员移交新居住地县（市、区）司法局。第二十一条 社区服刑人员档案非经批准不得向任何机构、个人提供。确需查阅社区服刑人员档案，应凭县级人民政府或者政法机关介绍信，经县级社区矫正机构审查同意后，在指定地点查阅。第二十二条 县（市、区）司法局应当对解除矫正的未成年社区服刑人员的纸质档案、电子档案予以封存。第二十三条 司法所应当在社区服刑人员解除或者终止社区矫正之日起一个月以内，将整理完毕的工作档案及执行档案副本移送县（市、区）司法局。第二十四条 社区服刑人员档案保管期限为20年，保管期限从解除或者终止社区矫正当年算起。第五章 附 则第二十七条 本办法由市司法局负责解释。第二十八条 本办法自颁布之日起施行。